SharePoint 2007 y 2010: Utilizar “Mi Sitio” y “Mi Perfil” es más fácil de lo que parece

febrero 7, 2010
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La característica Mi Sitio (My Site) introducida originalmente por Microsoft Office SharePoint Server 2007 y extendida por Microsoft SharePoint 2010 nos permite la creación de sitios personales para así modelar los recursos humanos de la organización, habilitar características de redes sociales y brindar un espacio de colaboración personal.

Sin embargo, se ha creado alrededor de esta característica cierta aura mística debido a la complejidad aparente que implica su utilización. Recientemente utilicé satisfactoriamente esta característica (MOSS 2007) para modelar los recursos humanos de cierta organización, así que voy a compartir mi experiencia e intentaré aclarar algunos temas que podrían desmitificar el uso de Mi Sitio. Además aprovecharé para hablar sobre las mejoras de Mi Sitio y Mi Perfil que podremos encontrar en la versión 2010 de SharePoint.

El lema del buen administrador “No hagas pensar al usuario”

Antes de entrar en materia, quiero hacer referencia al libro de Steve Krug, No me hagas pensar! (Don’t Make Me Think!) que trata sobre usabilidad en la web. En el capítulo 10, dentro de las cosas que aumentan la voluntad del usuario final, aparecen dos que guardan relación con este artículo y la característica Mi Sitio: “Ahórreme pasos siempre que pueda” y “Esfuércese en ello”.

El caso es que pedirle al usuario final que se cree su sitio y que rellene su información puede ser impracticable en algunas organizaciones (Note que la resistencia al cambio y las viejas costumbres son el enemigo número uno del desarrollo) teniendo en cuenta que la mayoría de los usuarios puede que nunca hayan trabajado o visto siquiera SharePoint. Además, por muy fácil que sea la creación de Mi Sitio, más rápida será su adopción y aceptación si el usuario encuentra por primera vez un Mi Sitio pre-configurado y listo para usarse. Esto ciertamente implica más trabajo para el Administrador pero se garantiza que los usuarios resistentes al cambio protesten menos :)

Resumiendo, recursos humanos me facilitó los expedientes públicos de cada usuario (por suerte eran pocos :D ) donde aparecía el currículo, nombre, cargo, email, foto, etc y con esta información empecé a crear los sitios personales para cada usuario.

“Mi Perfil” y “Mi Sitio” son características diferentes

La primera confusión que aparece cuando trabajamos con Mi Sitio viene dada por la estrecha relación que guarda con Mi Perfil.

La característica Mi Perfil es la que nos permite administrar la información sobre los usuarios (Nombre, Dirección, Teléfono, Cargo, etc) que posteriormente es utilizada a la hora de escribir un comentario o participar en un panel de discusión. Esta característica puede utilizarse individualmente, desligada a Mi Sitio.

La característica Mi Sitio es la que nos permite crear un sitio web personal para cada usuario donde la plantilla de sitio predeterminada que utiliza SharePoint contiene unos Elementos Web (Web Parts) que visualizan la información de Mi Perfil. La plantilla predeterminada contiene secciones tales como Mi Curriculo, Mis Compañeros de Trabajo, Estructura Organizativa y Mis Documentos. ¡He aquí la relación entre Mi Perfil y Mi Sitio!. Si creáramos un Mi Sitio con una plantilla de sitio personalizada que no incluya el perfil del usuario pues se evidenciaría la separación entre estas dos características, aunque realmente no creo que alguien desee utilizar una sin la otra. En el sitio web de Office se pueden encontrar algunas plantillas temáticas para Mi Sitio que pueden ser de utilidad.

En SharePoint 2010 por suerte para nosotros la diferenciación entre Mi Perfil y Mi Sitio está bien clara (Figura 1). De manera predeterminada tenemos acceso a todas las funcionalidades de Mi Perfil, sin necesidad de crear un sitio de tipo Mi Sitio, siendo esta una ventaja sobre MOSS 2007.

sp-person

Figura 1. SharePoint 2010, página Mi Perfil. Se diferencia My Network, My Content (Mi Sitio) y My Profile (Mi Perfil).

SharePoint 2010 incluye en Mi Perfil características Web 2.0 tales como las que encontramos en sitios como Filck y Twiter. Podemos crear micro-mensajes que indiquen lo que estamos haciendo, podemos administrar notas y actividades, podemos etiquetar cualquier elemento que aparezca en un sitio de SharePoint y desde Mi Perfil acceder a las Taxonomías. Vea todas las mejoras que nos brinda SharePoint sobre este tema en http://sharepoint2010.microsoft.com/product/capabilities/Communities/Pages/upgrade-compare.aspx.

Si bien nos parece interesante la idea de Mi Sitio en MOSS 2007, con SharePoint 2010 ésta se convertirá en imprescindible para el acceso rápido a la información, la organización y la colaboración en línea.

Utilizando “Mi Perfil”

En SharePoint 2007 para crear, actualizar o importar un perfil de usuario, es necesario acceder al Proveedor de Servicios Compartidos (SSP) que es el encargado de gestionar esta información. Para ello hay podemos utilizar una de las siguientes variantes:

  • Ir a Administración central > Administración de Servicios Compartidos > ServicioCompartido1 (Nombre del SSP que le haya puesto) > Perfiles de Usuarios y Propiedades.
  • Acceder directamente con la URL: /ssp/admin/_layouts/ProfMain.aspx

Como podrá darse cuenta, la mayoría de los campos del Perfil están ligados a Active Directory, por lo que si tiene AD desplegado en su organización, puede realizar una importación completa y se crearán automáticamente las entradas del perfil para cada usuario. Note que hay organizaciones que vinculan su ERP a Active Directory actualizando la información del directorio por lo que planificar un proceso de importación periódico sería recomendable. Si no tiene Active Directory, pues puede crear y rellenar manualmente cada entrada en el perfil.

La parte artificiosa está en el campo Foto (Picture) que recibe una URL. Inmediatamente nos viene a la cabeza ¿Dónde guardar las imágenes de cada usuario? En principio, pudiésemos crear una Biblioteca de Imágenes en el sitio raíz para almacenar las imágenes de todos los trabajadores de la organización, pero este es un acercamiento problemático por dos razones: primero porque queda feo (no le veo sentido tener las caras de la gente en una misma ubicación sin ningún metadato y si pusiéramos metadatos estaríamos replicando la información del perfil) y segundo porque el usuario final no podría actualizar su foto ya que supuestamente esa única biblioteca de imágenes no sería editable para cualquier usuario (a menos que estableciéramos permisos a nivel de elemento complicando aún mas la cuestión). El truco consiste en agregar la foto en el espacio de Mi Sitio creado para cada usuario y actualizar la URL en el perfil. En la sección siguiente veremos cómo el Administrador puede adicionarle la foto a cada usuario en su sitio personal.

Para que cada usuario se modifique su perfil no es necesario tener creado un Mi Sitio. La URL de edición del perfil es la siguiente:

  • /_layouts/EditProfile.aspx

Basta con crear un vínculo en cualquier parte del sitio principal que apunte a dicha URL (por ejemplo http://servidor/_layouts/EditProfile.aspx) y automáticamente el usuario podría actualizar su perfil.

Creando un Sitio Personal

Crear un sitio personal para un usuario determinado es relativamente simple utilizando la herramienta STSADM.EXE.

stsadm -o createsite -url http://servidor/personal/usuario -ownerlogin DOMINIO\usuario -owneremail usuario@dominio.com -sitetemplate SPSPERS

Estoy presuponiendo que esté satisfactoriamente creado el SSP y en la URL http://servidor/personal exista una colección de sitios habilitada para hospedar sitios del tipo Mi Sitio. Voy a saltarme los pasos de creación y configuración del SSP y el My Site Hosting debido a que existen en Internet varios artículos muy buenos que detallan este proceso.

Mediante el parámetro sitetemplate se especifica la plantilla de sitio que se quiere utilizar para la creación del Mi Sitio para el usuario DOMINIO\usuario. Si se descargan desde el sitio de Office otras plantillas, mediante este parámetro se pueden especificar.

Un sitio personal (Mi Sitio), se crea como una colección de sitios independiente bajo la URL /personal/usuario donde el administrador principal de la colección de sitios es el propio usuario.  El encaminamiento cuando hacemos clic en en enlace “Mi Sitio” que aparece en la barra superior de SharePoint es configurable desde el SSP mediante la URL:

  • /ssp/admin/_layouts/PersonalSites.aspx

Como se muestra en la Figura 2, existen varias formas para configurar el encaminamiento. El funcionamiento es simple. El enlace “Mi Sitio” apunta a la página /_layouts/MySite.aspx y esta al cargar, redirecciona la navegación a la URL configurada en la página del SSP llamada  “Configuración de Mi Sitio”. El patrón es http://portal/location/user-format

sp-mysiteconfig

Figura 2. SharePoint 2007, página Configuración de Mi Sitio accesible desde el SSP.

Como el usuario propietario de Mi Sitio es el único administrador de la colección de sitios, nadie (ni siquiera el administrador) excepto el propio usuario puede acceder al contenido del sitio personal. Esto tiene mucha lógica; de esta forma se protege la Privacidad del Usuario y se le brinda control absoluto sobre su sitio.

Sin embargo, es necesario que el Administrador acceda a dicho sitio para subir la información predeterminada que quiere que el usuario vea por primera vez (incluyendo la foto del perfil que hablábamos en la sección anterior). Por tanto, habría que agregar al Administrador a los administradores de la colección de sitios para dicho sitio.

Para ello, se puede acceder a la página de administración de los administradores de la colección de sitios para el sitio personal (_layouts/mngsiteadmin.aspx):

Note que un Administrador (BUILTIN\Administrators) puede pasar por encima de cualquier permiso y agregarse a dicha lista (también se puede utilizar el STSADM.EXE).

Una vez obtenidos los permisos, se puede acceder directamente al contenido de Mi Sitio para dicho usuario mediante la URL:

Utilizando la interfaz web de SharePoint se accede a la biblioteca de imágenes “Imágenes Compartidas” (Shared Pictures) y por ser consecuentes con SharePoint se debe crear una carpeta que se llame “Profile Pictures” y dentro de ella agregar la foto del usuario. La URL de la foto del usuario quedaría:

Una vez obtenida la URL de la foto, pues se actualiza el perfil del usuario como se explicó en la sección anterior. Al finalizar, nos quitamos (administrador) de la lista de administradores de la colección de sitios para respetarle la privacidad al usuario.

De esta forma podemos crearle un Mi Sitio a cada usuario e inicializárselo con un contenido predeterminado de forma tal que cuando él entre por primera vez no pierda tiempo y comience directamente a trabajar según el rol que le corresponda.

Conclusiones

En mi opinión, cuando se trabaja con usuarios que no conocen el producto (en este caso SharePoint) es muy bueno que la primera impresión sea con un sitio lleno de información para que así adopten las características rápidamente, infieran su funcionamiento y no pongan impedimentas en el proceso de aceptación. Tenga en cuenta que un sitio vacío, digamos un Team Site o un My Site sin información (solo con los vínculos “Agregar …”) puede parecer solitario y disfuncional creando inconscientemente en el usuario final un rechazo. Particularmente en los Mi Sitio, el funcionamiento y las ventajas de los Elementos Web de Estructura Organizativa y Compañeros de Trabajo por ejemplo, no se aprecian hasta que no se les llena de información.

Recuerde que si la tecnología le genera trabajo adicional al usuario, ¿Para qué utilizarla?. Siempre, los nuevos productos que se adopten deben simplificar el trabajo del usuario final. Las características Mi Sitio y Mi Perfil son algunas de las características que brinda SharePoint que contribuyen a agilizar el trabajo del usuario.

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9 Responses to SharePoint 2007 y 2010: Utilizar “Mi Sitio” y “Mi Perfil” es más fácil de lo que parece

  1. Ricardo on febrero 9, 2010 at 6:44 pm

    Muy buen articulo Alejandtro,

    Al parecer SharePoint 2010 icluye varias caracteristicas que ayudan a hacer “MiSitio” un area mas atractiva y vanguardista, solo espero que la personalización del mismo sea mas sencilla que en la version 2007.

    Saludos!

  2. steroid on abril 28, 2010 at 2:04 am

    Esta característica puede utilizarse individualmente, desligada a Mi Sitio.

  3. Carlos Martinez on mayo 30, 2011 at 2:47 pm

    Excelente post. Me gustaria saber como puedo poner el link de mi perfil en donde dice el nombre del usuario logeado… Antes salia pero ya no!. Espero puedas ayudarme. Gracias de antemao

  4. Ademir on junio 14, 2011 at 9:14 am

    Interesante manera de explicarlo, me aclaro algunas dudas pero me surgieron otras, critica constructiva, tal vez si colocaras imagenes de la parte grafica del sitio sería bueno.

    saludos

  5. kuku on agosto 2, 2012 at 9:41 am
  6. balkan roids on noviembre 22, 2013 at 8:56 am

    Excelente post.

  7. Jose on enero 3, 2014 at 2:36 pm

    Una pregunta. Si la creacion de un my site esta en automatico, cuando se genera ese site? la primera vez que accede el usuario? o cuando modifica algo.

    Y por otro lado, es posible el mantenimiento? de eliminar un site que no se use, por ejemplo. Se creara posteriormente automaticamente si se elimino por falta de uso?

    • Alejandro Tamayo
      Alejandro Tamayo on enero 3, 2014 at 6:47 pm

      Hola,

      El sitio se genera la primera vez que accede el usuario a “Mi Sitio” y se crea una nueva colección de sitio por cada usuario. Por tanto, sí es posible el mantenimiento. En la administración central de SharePoint puede encontrar el listado de las colecciones de sitios creados para cada usuario, bajo la URL que le haya asignado en la configuración de “Mi Sitio”.

  8. roidspower on diciembre 30, 2015 at 3:57 am

    good article thx!

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Alejandro Tamayo
Professor, Researcher, Developer, Consultant and technology enthusiast. Master of Science (MSc) in Computer Science and member of Weboo Research Group.Leer completo